Bạn được hẹn phỏng vấn và chưa biết phải làm gì để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng? Đặc biệt với những thực tập sinh chưa ra trường khi trong tay không một lần kinh nghiệm đi xin việc, kỹ năng mềm chính là thứ cần thiết để có thể nâng cao tối đa khả năng trả lời phỏng vấn và hiệu quả công việc.
1.Nói chung về nhiệm vụ thực tập sinh.

Có lẽ áp lực lớn nhất của một thực tập sinh chính là sự thích nghi lần đầu tiên với một môi trường làm việc đậm đặc tính chất chuyên môn. Khi trong tay chưa có một lần kinh nghiệm đi phỏng vấn hay đi thực tế, chắc chắc thực tập sinh cần tới một vài kinh nghiệm và một số bí quyết bỏ túi để có thể chinh phục được các nhà tuyển dụng, thâm chí là chinh phục những nhà tuyển dụng khó tính.
Dù các bạn có học tập ở bất cứ lĩnh vực chuyên ngành nào đi chăng nữa thì việc thực tập chính là một điều kiện bắt buộc trước khi tốt nghiệp. Đây cũng chính là cơ hội để cho các bạn làm quen dần đối với môi trường làm việc mang phong cách chuyên nghiệp.
Khi đã là một người thực tập sinh thì chúng ta cần phải chú ý tới những vấn đề gì? Và quan trọng hơn cả là bạn phải có những kinh nghiệm cũng như những bí quyết nào để có thể chinh phụ được nhà tuyển dụng?

2.Các nguyên tắc cần nhớ để chinh phục mọi nhà tuyển dụng.

(1) Tìm hiểu kĩ đối tượng

Trước tiên bạn cần hiểu rõ công ty, tổ chức hay những người bạn đang muốn đầu quân là ai. Cần phải đào đủ sâu để hiểu rõ họ: cách họ cư xử ra sao, ra quyết định như thế nào, mối quan hệ giữa những người trong cơ quan, cảm nhận của họ về công ty của mình, những nguyên tắc ứng xử trong công ty và môi trường làm việc. Tóm lại là văn hóa của doanh nghiệp. Điều này là rất quan trọng bởi văn hóa là lợi thế cạnh tranh thực sự và bền vững nhất.

(2) Tìm hiểu vấn đề của nhà tuyển dụng:

“Bạn là người thế nào không quan trọng. Không ai quan tâm tới chuyện đó. Họ cũng sẽ không quan tâm đến việc bạn từng làm gì”, ông Bradt viết. “Không ai nửa đêm bật dậy và quyết định sẽ tuyển dụng bạn vì một sự thôi thúc không rõ ràng. Vậy họ quan tâm đến gì? Họ chỉ quan tâm đến chính họ, đến những vấn đề chưa có lời giải”.
Từ quan điểm đó, Bradt khuyên bạn hãy tìm hiểu xem vấn đề của công ty bạn muốn vào làm việc là gì và cá nhân nào trong công ty đó phải “nhức đầu” vì những vấn đề này nhất. Nếu làm được vậy bạn đã đi được 2/3 chặng đường để có một công việc như ý.

(3) Hãy chứng tỏ mình là giải pháp tốt:

Hãy sẵn sàng để trả lời 3 câu hỏi then chốt và thực chất nhất trong mỗi cuộc phỏng vấn đó là: điểm mạnh của bạn là gì, vì sao bạn muốn vào làm tại đây và tại sao bạn là người phù hợp cho vị trí cần tuyển. Nhưng quan trọng nhất đó là hãy kể câu chuyện của bản thân theo cách có thể khiến nhà tuyển dụng tin rằng bạn chính là giải pháp cho vấn đề của họ.

3. Các kỹ năng vàng đánh gục mọi nhà tuyển dụng.

(1) Khả năng giao tiếp:

Khả năng giao tiếp có thể là khả năng nói tốt hoặc viết tốt bao gồm tự tin giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt hoặc qua điện thoại) cũng như khả năng viết email và ghi chú dễ hiểu, tùy theo tính chất công việc. Bạn có thể phát triển hoặc cải thiện khả năng giao tiếp qua một số cách như:
– Viết các bài luận, viết blog
– Thuyết trình, nói trước đám đông
-Làm việc ở các bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc những công việc liên quan tới giao tiếp mặt đối mặt hoặc trên điện thoại
-Tham gia chương trình phát thanh cộng đồng.

(2) Tinh thần làm việc nhóm:

Một người có tinh thần làm việc nhóm là một người biết cách làm việc tốt với mọi người – những đồng nghiệp và những người liên quan đến tổ chức của họ. Để phát triển kỹ năng này, bạn có thể:
-Tham gia vào các bài tập nhóm
– Tham gia tình nguyện tại một tổ chức cộng đồng
– Gia nhập đội thể thao địa phương.
– Tìm cách để làm việc hiệu quả hơn với đồng nghiệp.

(3) Kỹ năng giải quyết vấn đề:

Giải quyết vấn đề là khả năng tìm giải pháp nhằm xử lý tình huống khi gặp khó khăn và thất bại. Ngay cả khi chưa thể tìm ra một giải pháp ngay lập tức, bạn cần có phương pháp và tư duy logic để xử lý mọi thứ. Một số cách giúp bạn phát triển và cải thiện khả năng giải quyết vấn đề bao gồm:
– Thường xuyên làm các bài tập nghiên cứu
– Giải quyết khéo léo những vấn đề phát sinh nơi công sở
– Tham gia một khóa học xem xét và giải quyết vấn đề
– Trao đổi với mọi người về cách họ giải quyết các vấn đề gặp phải.

(4) Sáng tạo và liều lĩnh:

Sáng tạo và liều lĩnh là việc suy nghĩ sáng tạo và dám “liều” để thay đổi, nhằm tối ưu hóa mọi thứ. Cần nhìn vào tình hình tổng quan và cách bạn làm để đưa ra cách làm phù hợp nhất với tình hình. Để nâng cao kỹ năng này, bạn có thể:
– Tham gia các tổ chức và doanh nghiệp ở các vị trí nhân viên hoặc thực tập
– Thiết lập một quỹ từ thiện trong cộng đồng của bạn
– Sáng tạo hoặc đề xuất thay đổi cách nhóm bạn làm việc.

(5) Lập kế hoạch và tổ chức:

Khả năng lập kế hoạch và tổ chức liên quan đến việc bạn có thể hiểu rõ yêu cầu của công việc, khi nào làm và cách làm ra sao. Đồng thời đây cũng là khả năng phát triển lịch trình dự án và theo sát deadlines. Nâng cao kỹ năng này không khó, bạn có thể bắt đầu bằng những việc đơn giản như::
-Phát triển lịch trình học tập của riêng bạn và tuân thủ kế hoạch
-Tự tổ chức một vài chuyến du lịch
-Tự quản lý thời gian của bản thân trong công việc, học tập và gia đình.
-Hỗ trợ tham gia tổ chức các sự kiện cộng đồng
-Thường xuyên làm việc nhà.

(6) Khả năng tự làm chủ:

Đây là khả năng làm chủ công việc mà không cần bất cứ ai phải kiểm tra, nhắc nhở liên tục. Để làm được điều này, bạn nên theo sát lịch trình riêng của mình và sắp xếp các nhiệm vụ khác của mọi người để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành đúng kế hoạch. Rèn luyện kỹ năng này có thể đến từ việc:
-Tham gia thực tập tại công ty hoặc đi làm lấy kinh nghiệm
-Nhận nhiệm vụ mới tại công ty
-Tự xây dựng thời khóa biểu học tập và thực hiện theo kế hoạch
-Gia nhập một tổ chức tình nguyện.

(7) Khả năng tự học:

Khả năng tự học thể hiện ở việc luôn khát khao tìm hiểu những điều mới mẻ và có thể nhanh chóng áp dụng nó. Đồng thời đó cũng là khả năng bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ mới và thích nghi với mọi việc trong sự thay đổi nơi làm việc. Tham khảo một số cách sau để nâng cao kỹ năng này:
-Theo học một khóa ngắn hạn hoặc khóa học trực tuyến
-Thực hiện một số nghiên cứu về kỹ năng học tập và các kiểu người học
-Bắt đầu một sở thích mới
-Gia nhập một nhóm thể thao hoặc tình nguyện viên.

(8) Sử dụng công nghệ:

Kỹ năng sử dụng công nghệ thông thường mà nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên bao gồm sử dụng máy tính để xử lý văn bản và gửi email hoặc biết cách sử dụng máy photocopy. Một số kỹ năng sử dụng công nghệ chuyên môn hơn liên quan đến phần mềm bao gồm sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, thiết kế hoặc chỉnh sửa video hoặc ngôn ngữ lập trình. Các kỹ năng sử dụng công nghệ khác chủ yếu liên quan đến phần cứng, như biết cách sử dụng EFTPOS – một loại máy tính tiền, máy photocopy hoặc máy quét, máy ảnh hoặc phòng thu.
Để phát triển hoặc cải tiến các kỹ năng sử dụng công nghệ, bạn có thể:
-Theo học một khóa ngắn hạn hoặc học trực tuyến
-Học hỏi thêm tại nơi làm việc
-Tìm hiểu ứng dụng công nghệ được sử dụng trong công việc bạn theo đuổi và học cách sử dụng nó
-Khám phá các ứng dụng công nghệ có thể sử dụng trong cuộc sống hằng ngày của bạn.

4. Các bí quyết phỏng vấn chinh phục nhà tuyển dụng

(1)Trang phục phù hợp: Vẻ ngoài chỉnh chu, lịch sự và phù hợp với môi trường văn hóa doanh nghiệp là ấn tượng ban đầu khá quan trọng trong mắt nhà tuyển dụng (NTD), khiến họ cảm thấy bạn thực sự tôn trọng, quan tâm và nghiêm túc cho buổi phỏng vấn cũng như vị trí công việc này. Trang phục công sở với chân váy/ quần tây – áo sơ mi cho nữ và vest cho nam thường phù hợp với hầu hết các buổi phỏng vấn. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất công việc và đòi hỏi (nếu có) từ phía NTD để lựa chọn trang phục cho phù hợp.

(2)Nói không với “giờ cao su”: Để thời gian trễ nải vốn là một tác phong quá đỗi quen thuộc đối với đại đa số những bạn sinh viên. Và bạn đề đủ thông minh, nhạy bén để có thể nghĩ ra hàng ngàn lí do nhằm biện hộ cho tác phong tuyển dụng của mình. Có thể trong giao tiếp thường ngày, tùy vào mức độ thân thiết mà bạn có thể được tha thứ. Nhưng trong một môi trường làm việc mang phong cách chuyên nghiệp thì lại hoàn toàn khác, tuyệt nhiên các nhà tuyển dụng không cho phép thói quen này của các bạn tung hoành, dù chỉ trễ hẹn một phút.

(3)Ngôn ngữ cử chỉ chuyên nghiệp: Tư thế ngồi thẳng, mắt nhìn thẳng vào người đối diện, gương mặt tươi, cười tự nhiên, cử chỉ tự tin, hai tay chắp vào nhau đặt vuông vức trên bàn trước ngực hoặc trên đùi,…là những biểu hiện cho thấy bạn là người tự tin và chuyên nghiệp. Hãy tập luyện thật nhuần nhuyễn chúng và giao tiếp trong tâm thế chuẩn mực để ghi điểm với NTD.

(4)Nghiêm túc lăng nghe: Khi phỏng vấn, NTD sẽ cung cấp các thông tin về công việc, đồng nghiệp/ sếp, văn hóa công ty,…cho bạn và tiến hành đặt câu hỏi. Hãy thể hiện bạn đang nghiêm túc lắng nghe và không bỏ qua bất kỳ một thông tin nào vừa được nêu ra từ NTD để có cái nhìn tổng thể về công việc mình đang ứng tuyển. Nếu nghe không kịp hoặc không rõ, bạn có thể hỏi lại hoặc xin phép được ghi chép vào giấy; thậm chí có thể hỏi thêm những câu hỏi sâu về vấn đề đang trao đổi. Điều này không thể hiện bạn đang không tập trung mà chỉ giúp NTD nghĩ rằng bạn đang nghiêm túc và cố gắng tiếp nhận những thông tin quan trọng cho công việc tương lai.

(5)Giữ khoảng cách hợp lý: Điều chỉnh mức độ thân thiện và thái độ giao tiếp tại buổi phỏng vấn để phù hợp với một buổi phỏng vấn xin việc (chứ không phải một buổi gặp mặt kết bạn). Đừng tỏ ra quá phấn khích mà bắt tay quá “lố” hay giao tiếp không lịch sự. Hãy cho NTD biết bạn đang cố gắng truyền năng lượng và sự nhiệt huyết đến họ thông qua các câu trả lời, các câu hỏi. Lưu ý đừng làm quá sẽ khiến bạn vượt ra khỏi giới hạn cho phép.

(6)Sử dụng ngôn từ phù hợp: Lời lẽ có vai trò rất quan trọng thể hiện bản chất con người bạn. Sự chuyên nghiệp và lịch thiệp là 2 trong số rất nhiều yếu tố được NTD đánh giá cao ở ứng viên. Vì vậy, hãy lưu ý sử dụng ngôn từ phù hợp, lịch sự; tránh dùng tiếng lóng, tiếng địa phương hay có những nhận xét không phù hợp liên quan đến giới tính, tuổi tác, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, chính trị,… điều đó sẽ khiến bạn thất bại hoàn toàn trong buổi phỏng vấn.

(7)Nói đúng và nói đủ: Trả lời đúng, đủ vào trọng tâm của câu hỏi/ vấn đề mà NTD muốn biết, tránh nói lan man, không tập trung vào nội dung chính. Để làm được điều này, bạn cần nắm rõ phần mô tả công việc đang ứng tuyển, yêu cầu công việc đó là gì, bạn đang có gì để phù hợp với yêu cầu đó,… Ngoài ra, bạn cũng cần tìm hiểu những thông tin về công ty và văn hóa công ty, những câu hỏi phỏng vấn thường gặp và một vài bí quyết tạo ấn tượng với NTD trong lần đầu gặp mặt,…

(8)Trả lời cụ thể: NTD thường đặt ra các câu hỏi để tìm hiểu hành vi, khả năng của ứng viên và cách họ xử lý những tình huống công việc thường gặp qua những công việc trước đó để phân tích và đánh giá mức độ phù hợp cho công việc tương lai. Ví dụ nếu bạn nêu trong CV rằng “Có khả năng giải quyết vấn đề tốt” thì NTD sẽ yêu cầu bạn dẫn chứng cụ thể điều đó. Khi đó, bạn nên trả lời thật cụ thể bằng cách áp dụng C.A.R, nghĩa là: “C” – Case – Tình huống: Vấn đề đó là gì? Tình huống khi đó ra sao?; “A” – Action – Hành động: Bạn đã làm gì (cụ thể)? Bạn đóng vai trò gì trong việc giải quyết vấn đề?; “R” – Result – Kết quả: kết quả ra sao? Bạn rút ra được kinh nghiệm gì?. Theo cách này, bạn không chỉ trình bày sự việc một cách chi tiết, rõ ràng mà còn thuyết phục NTD tin tính chân thực những vấn đề được ghi trong hồ sơ.

(9)Luôn giữ mình ở thế chủ động: Đừng tỏ ra thiếu tự tin, rụt rè hay sợ sệt. Hãy để NTD thấy rằng bạn tự tin vào khả năng của mình và hoàn toàn xứng đáng, phù hợp với vị trí mà họ đang tuyển bằng phong thái điềm tĩnh, thái độ lịch sự, tự tin và lạc quan trong suốt buổi phỏng vấn. NTD sẽ không thích những người thụ động với suy nghĩ “Làm ơn, xin hãy tuyển tôi!” mà sẽ ấn tượng với kiểu ứng viên “Tôi xứng đáng, bạn nên tuyển tôi!”

(10)“Phỏng vấn” ngược NTD: Cuối buổi phỏng vấn, NTD sẽ hỏi “Bạn có câu hỏi nào dành cho chúng tôi không?” và chờ đợi bạn xử lý. Đừng bao giờ trả lời “Không” hoặc “Tôi cũng không biết nữa” mà hãy mạnh dạn hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc, đồng nghiệp, văn hóa công ty,…để tìm hiểu sâu hơn về công việc trong tương lai của bạn, rằng bạn có phù hợp với công việc này hay không. Đây là cơ hội tốt để bạn thể hiện sự quan tâm của mình đến công việc và công ty và là một trong những bí quyết quan trọng nhất giúp bạn ghi điểm với NTD.

5. Những câu hỏi hay nhất ứng viên nên hỏi nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn.

(1) Anh/ Chị còn cần biết thêm thông tin gì về tôi trước khi ra quyết định không?
Không những chứng tỏ rằng bạn hoàn toàn tự tin về sự chuẩn bị đầy đủ để trả lời mọi câu hỏi từ phía nhà tuyển dụng (NTD), câu hỏi này cũng khiến họ nghĩ bạn rất yêu thích và rất muốn làm công việc này tại công ty và bạn đang ở đây để ngay lập tức giải đáp mọi thắc mắc hay yêu cầu gì liên quan đến vị trí này, cũng như cho thấy bạn đang sẵn sàng cho công việc tương lai.

(2) Còn điều gì ở tôi mà anh/ chị thấy chưa phù hợp với công việc không?
Khi bạn đặt câu hỏi này, tức bạn là người cầu toàn lẫn cầu tiến. Bạn mong muốn mình thực sự phù hợp với công việc này tại công ty; đồng thời thông qua câu hỏi này, nếu NTD có bất cứ điều gì lưỡng lự hay đắn đo khi tuyển bạn thì có thể đưa ra để cả bạn và họ cùng trao đổi ngay.

(3) Chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng của tôi có thích hợp với vị trí công việc mà anh/ chị đang muốn tìm kiếm không?
Thay vì hỏi “Những kỹ năng và phẩm chất, thái độ nào mà anh/chị cho là cần thiết nhất đối với công việc này?” thì bạn nên hỏi câu trên. Khi hỏi câu này, tức bạn đang ở thế chủ động, thay vì NTD sẽ trả lời dựa trên suy nghĩ của họ về những gì cần thiết nhất, họ sẽ nhận xét trực tiếp về bạn, khi đó, bạn sẽ biết được kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn và thái độ của bạn có phù hợp với mong muốn của NTD hay chưa; đồng thời bạn cũng sẽ biết được họ đang nghĩ gì về bạn.

(4) Ngoài chuyên môn, công ty anh/ chị còn cần tìm ứng viên có những kỹ năng mềm nào?
Tùy thuộc vào yêu cầu và tính chất công việc mà NTD sẽ tìm kiếm những ứng viên có những kỹ năng mềm nhất định. Đây cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến quyết định tuyển chọn của NTD. Việc bạn đưa ra câu hỏi này sẽ giúp biết được bạn có phù hợp với công việc ứng tuyển hay không, đồng thời chuẩn bị đầy đủ và tốt hơn cho lần phỏng vấn tiếp theo.

(5) Anh/ Chị có thể cho tôi biết ai là người từng đảm nhiệm vị trí này, họ có ưu và khuyết điểm gì và lý do tại sao người đó lại không tiếp tục công việc này nữa?
Việc đưa ra câu hỏi này sẽ giúp bạn biết được NTD cần gì ở ứng viên cho vị trí này, đồng thời biết được ai đã từng làm công việc này trước đó và lý do tại sao họ lại không tiếp tục công việc nữa để tự rút kinh nghiệm cho bản thân khi trở thành nhân viên chính thức. Điều này cũng khiến NTD đánh giá cao vì bạn là người biết nhìn nhận vấn đề, biết cố gắng, học hỏi, sẵn sàng tiếp nhận khó khăn để đạt được thành tích.

(6) Anh/ Chị có thể cho tôi biết những thành công của bộ phận này trong 2 năm gần đây và mục tiên phát triển trong 2 năm kế tiếp là gì được không?
Hãy thể hiện bạn thực sự quan tâm đến công việc này, bạn mong muốn tìm hiểu kĩ hơn nữa về những thành công ở hiện tại và định hướng chiến lược trong tương lai, để bạn xác định mình có thể và nên làm những gì để hoàn thành mục tiêu đó.

(7) Anh/ Chị có thể cho tôi biết những bước tiếp theo của quy trình phỏng vấn này là gì không?
Đây là câu hỏi kết thúc buổi phỏng vấn được NTD đánh giá rất cao. Việc đặt câu hỏi này có nghĩa rằng bạn thực sự mong muốn có được công việc này và bạn đang quan tâm đến những bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng là gì để chuẩn bị chúng.